Mengelola Inventaris dan Stok

Mengelola stok dengan baik adalah kunci keberhasilan toko online. Kehabisan stok berarti kehilangan penjualan. Stok terlalu banyak berarti modal terikat. Dengan WShop, kamu bisa mengelola inventaris dengan mudah dan efisien.

Mengatur Jumlah Stok

Untuk Produk Tanpa Variasi:

  1. Buka editor produk
  2. Cari bagian "Inventaris" di sidebar
  3. Masukkan jumlah stok di kolom "Jumlah"
  4. Simpan

Untuk Produk dengan Variasi:

  1. Buka editor produk
  2. Buka bagian "Variasi"
  3. Setiap variasi punya kolom stok sendiri
  4. Masukkan stok untuk masing-masing variasi
  5. Simpan

Stok Otomatis

WShop otomatis mengurangi stok setiap kali ada pesanan yang masuk. Kamu tidak perlu mengurangi secara manual!

Contoh:

  • Stok awal Kaos Hitam M: 20
  • Pembeli A membeli 2 → Stok: 18
  • Pembeli B membeli 1 → Stok: 17
Yang Perlu Diperhatikan: Stok dikurangi saat pesanan dibuat, bukan saat dibayar. Jika pesanan dibatalkan atau tidak dibayar, stok akan dikembalikan secara otomatis.

Notifikasi Stok Rendah

Jangan sampai kehabisan stok tanpa kamu sadari! Atur notifikasi stok rendah:

Cara Mengatur:

  1. Buka Dashboard → Produk → Pengaturan Inventaris
  2. Aktifkan "Notifikasi Stok Rendah"
  3. Atur batas minimum stok (contoh: 5)
  4. Simpan

Cara Kerja:

  • Ketika stok produk turun ke jumlah yang kamu tentukan, kamu akan menerima notifikasi email
  • Notifikasi juga muncul di dashboard
  • Kamu bisa langsung restock sebelum kehabisan
Tips: Atur batas stok rendah berdasarkan waktu yang kamu butuhkan untuk restock. Jika kamu butuh 3 hari untuk restock, dan rata-rata terjual 2 per hari, set batas minimal 6-8.

SKU Management

SKU (Stock Keeping Unit) adalah kode unik untuk mengidentifikasi setiap produk atau variasi produk.

Kenapa SKU Penting?

  • Memudahkan pencarian — Cari produk berdasarkan kode, bukan hanya nama
  • Menghindari kebingungan — Terutama untuk produk yang mirip
  • Laporan lebih akurat — Lacak performa per produk
  • Integrasi — Sinkronisasi dengan sistem inventory lain

Cara Mengatur SKU:

  1. Buka editor produk
  2. Di bagian "Inventaris", masukkan kode SKU
  3. Untuk variasi, setiap variasi punya SKU sendiri

Tips Penamaan SKU:

Buat sistem penamaan yang konsisten dan mudah diingat:

Format: [Kategori]-[Produk]-[Variasi]
Contoh:
KPI-GAYO-250     → Kopi Arabika Gayo 250g
KPI-GAYO-500     → Kopi Arabika Gayo 500g
KPI-ROB-250      → Kopi Robusta 250g
KAO-PLS-HITAM-M  → Kaos Polos Hitam M
KAO-PLS-HITAM-L  → Kaos Polos Hitam L
Tips: Jangan gunakan spasi di SKU. Gunakan tanda hubung (-) atau underscore (_) sebagai pemisah. Hindari karakter khusus.

Variasi dan Stok

Mengelola stok variasi memerlukan perhatian khusus:

Stok per Variasi

Setiap kombinasi variasi punya stok sendiri:

| Warna | Ukuran | SKU | Stok | |-------|--------|-----|------| | Hitam | S | KAO-HIT-S | 10 | | Hitam | M | KAO-HIT-M | 15 | | Hitam | L | KAO-HIT-L | 8 | | Putih | S | KAO-PUT-S | 12 | | Putih | M | KAO-PUT-M | 20 | | Putih | L | KAO-PUT-L | 5 |

Menandai Variasi Habis Stok

Ketika stok variasi tertentu habis:

  • Variasi tersebut tetap tampil di website
  • Tapi tombol "Tambah ke Keranjang" menjadi nonaktif
  • Pembeli bisa melihat bahwa varian ini sedang kosong
  • Mereka bisa memilih variasi lain yang masih tersedia

Mengatur Stok untuk Semua Variasi

Jika kamu ingin mengatur stok semua variasi sekaligus:

  1. Buka editor produk → bagian "Variasi"
  2. Klik "Atur Stok Massal"
  3. Masukkan jumlah yang sama untuk semua variasi, atau atur satu per satu

Pengaturan Backorder

Backorder memungkinkan pembeli tetap membeli meskipun stok habis.

Kapan Menggunakan Backorder?

  • Produk-mu made to order (dibuat setelah ada pesanan)
  • Kamu yakin bisa memenuhi pesanan dalam waktu tertentu
  • Kamu tidak ingin kehilangan penjualan saat stok kosong

Cara Mengatur:

  1. Buka editor produk → bagian "Inventaris"
  2. Cari opsi "Izinkan Backorder"
  3. Pilih:

- Tidak — Pembeli tidak bisa beli jika stok habis - Ya, dengan notifikasi — Pembeli bisa beli, tapi diberi tahu bahwa produk sedang pre-order - Ya, tanpa notifikasi — Pembeli bisa beli seperti biasa

Yang Perlu Diperhatikan: Backorder bisa meningkatkan penjualan, tapi juga berisiko. Pastikan kamu bisa memenuhi pesanan tepat waktu. Keterlambatan pengiriman bisa menurunkan kepercayaan pelaporan.

Laporan Inventaris

WShop menyediakan laporan inventaris untuk membantu kamu mengambil keputusan bisnis:

Mengakses Laporan:

  1. Buka Dashboard → Produk → Laporan Inventaris

Jenis Laporan:

Stok Saat Ini

  • Daftar semua produk beserta jumlah stok
  • Filter berdasarkan kategori, status, atau stok rendah
  • Export ke CSV untuk analisis lebih lanjut

Produk Terlaris

  • Produk yang paling banyak terjual
  • Bisa difilter berdasarkan periode waktu
  • Berguna untuk menentukan produk mana yang perlu di-restock lebih banyak

Stok Menipis

  • Produk yang stoknya di bawah batas minimum
  • Prioritaskan restock produk-produk ini

Produk Tidak Bergerak

  • Produk yang tidak terjual dalam periode tertentu
  • Pertimbangkan untuk memberi diskon atau promosi

Export Laporan

  1. Di halaman laporan, klik "Export"
  2. Pilih format (CSV)
  3. Pilih periode waktu
  4. Download file

Tips Mengelola Inventaris

1. Audit Stok Secara Berkala

  • Bandingkan stok di sistem dengan stok fisik
  • Lakukan minimal sebulan sekali
  • Koreksi selisih yang ditemukan

2. Gunakan FIFO (First In, First Out)

  • Produk yang lebih dulu masuk, lebih dulu keluar
  • Penting untuk produk yang punya tanggal kadaluarsa

3. Catat Semua Pergerakan Stok

  • Stok masuk (pembelian dari supplier)
  • Stok keluar (penjualan, retur, rusak/hilang)
  • Stok koreksi (hasil audit)

4. Siapkan Stok Cadangan

  • Untuk produk bestseller, siapkan stok lebih
  • Lebih baik sedikit kelebihan daripada kehabisan

5. Manfaatkan Data untuk Prediksi

  • Lihat pola penjualan dari laporan
  • Restock lebih banyak menjelang hari besar (Ramadan, Lebaran, Natal)
  • Kurangi stok di periode sepi

6. Atur Supplier Cadangan

  • Jangan bergantung pada satu supplier
  • Siapkan alternatif jika supplier utama kehabisan

Dengan manajemen inventaris yang baik, tokomu akan selalu siap memenuhi pesanan dan pelanggan akan puas. Stok yang terkelola dengan baik = bisnis yang berjalan lancar!