Mengelola Pesanan

Ketika pesanan masuk, saatnya memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan. Panduan ini akan membantumu memahami siklus pesanan dan cara mengelolanya dengan efisien di WShop.

Siklus Pesanan (Order Lifecycle)

Setiap pesanan melewati beberapa tahap status:

| Status | Penjelasan | Aksi Kamu | |--------|------------|-----------| | Baru (New) | Pesanan masuk, menunggu pembayaran | Tunggu pembayaran atau hubungi pelanggan | | Dibayar (Paid) | Pembayaran sudah diterima | Siapkan produk untuk dikirim | | Dikirim (Shipped) | Produk sudah diserahkan ke kurir | Masukkan nomor resi, pantau pengiriman | | Selesai (Completed) | Produk sudah diterima pelanggan | Tidak ada aksi, transaksi selesai | | Dibatalkan (Cancelled) | Pesanan dibatalkan | Stok dikembalikan ke inventaris | | Dikembalikan (Refunded) | Dana dikembalikan ke pelanggan | Proses pengembalian produk |

Alur Lengkap:

Pesanan Baru → Pembayaran Diverifikasi → Siapkan & Pack → 
Serahkan ke Kurir → Masukkan Resi → Produk Diterima → Selesai

Melihat Detail Pesanan

Daftar Semua Pesanan:

  1. Buka Dashboard → Pesanan
  2. Kamu akan melihat daftar semua pesanan
  3. Filter berdasarkan status, tanggal, atau pencarian

Informasi di Setiap Pesanan:

  • Nomor Pesanan — ID unik pesanan
  • Tanggal — Kapan pesanan dibuat
  • Pelanggan — Nama dan kontak
  • Produk — Apa saja yang dipesan
  • Total — Jumlah yang harus dibayar
  • Status — Status pesanan saat ini
  • Metode Pembayaran — Bagaimana pelanggan membayar
  • Alamat Pengiriman — Ke mana produk dikirim

Membuka Detail Pesanan:

  1. Klik nomor pesanan atau tombol "Detail"
  2. Kamu akan melihat informasi lengkap:

- Data pelanggan (nama, email, telepon, alamat) - Daftar produk beserta variasi dan jumlah - Rincian harga (subtotal, ongkir, diskon, pajak, total) - Riwayat status pesanan - Catatan internal (jika ada)

Memperbarui Status Pesanan

Cara Mengubah Status:

  1. Buka detail pesanan
  2. Klik tombol "Update Status" atau dropdown status
  3. Pilih status baru
  4. Tambahkan catatan jika diperlukan (opsional)
  5. Klik "Simpan"

Kapan Mengubah Status:

Dari "Baru" ke "Dibayar"

  • Ketika kamu sudah menerima pembayaran
  • Untuk pembayaran otomatis (QRIS, e-wallet), status berubah otomatis
  • Untuk transfer bank manual, kamu perlu verifikasi manual

Dari "Dibayar" ke "Dikirim"

  • Ketika produk sudah diserahkan ke kurir
  • Kamu harus memasukkan nomor resi sebelum mengubah ke status ini

Dari "Dikirim" ke "Selesai"

  • Ketika produk sudah diterima pelanggan
  • Bisa diubah manual atau otomatis setelah X hari
Tips: Jangan terlalu lama memproses pesanan. Usahakan kirim produk dalam 1×24 jam setelah pembayaran. Kecepatan pengiriman = review positif!

Menambahkan Nomor Resi (Tracking Number)

Nomor resi memungkinkan pelanggan melacak posisi paket mereka.

Cara Menambahkan Resi:

  1. Buka detail pesanan yang sudah dibayar
  2. Klik tombol "Tambah Resi" atau "Kemas & Kirim"
  3. Pilih kurir (JNE, J&T, SiCepat, dll)
  4. Masukkan nomor resi/tracking
  5. Centang opsi "Kirim notifikasi ke pelanggan" (disarankan)
  6. Klik "Simpan"

Kurir yang Didukung:

| Kurir | Layanan Populer | |-------|-----------------| | JNE | REG, YES, OKE | | J&T | EZ, Express | | SiCepat | REG, BEST, HALU | | AnterAja | REG, Same Day | | POS Indonesia | Paket Kilat Khusus | | GoSend / Grab | Instant (dalam kota) |

Tips: Setelah menambahkan resi, pelanggan akan otomatis menerima email notifikasi dengan nomor resi dan link tracking. Pastikan kamu mengaktifkan opsi notifikasi!

Integrasi Pengiriman

WShop bisa terintegrasi dengan berbagai layanan pengiriman:

Cek Ongkir Otomatis

  • Pelanggan bisa melihat estimasi ongkir saat checkout
  • Ongkir dihitung berdasarkan berat, dimensi, dan tujuan
  • Kamu perlu mengatur berat produk di setiap produk

Mengatur Berat Produk:

  1. Buka editor produk
  2. Cari bagian "Pengiriman"
  3. Masukkan berat dalam gram
  4. Masukkan dimensi (panjang, lebar, tinggi) dalam cm — opsional tapi membantu akurasi ongkir

Mengatur Asal Pengiriman:

  1. Buka Dashboard → Pengaturan → Pengiriman
  2. Masukkan alamat gudang/toko sebagai asal pengiriman
  3. Ongkir akan dihitung dari alamat ini ke alamat pelanggan

Menangani Pembatalan (Cancellation)

Alasan Pembatalan Umum:

  • Pelanggan berubah pikiran
  • Pembayaran tidak dilakukan dalam batas waktu
  • Produk ternyata habis stok
  • Alamat pengiriman tidak valid

Cara Membatalkan Pesanan:

  1. Buka detail pesanan
  2. Klik "Batalkan Pesanan"
  3. Pilih alasan pembatalan
  4. Centang "Kembalikan stok" jika stok perlu dikembalikan
  5. Konfirmasi

Kebijakan Pembatalan yang Disarankan:

  • Sebelum pembayaran — Bisa dibatalkan langsung
  • Setelah pembayaran, sebelum kirim — Hubungi pelanggan, proses refund
  • Setelah kirim — Tidak bisa dibatalkan, gunakan proses retur
Yang Perlu Diperhatikan: Selalu komunikasikan dengan pelanggan sebelum membatalkan pesanan. Berikan penjelasan yang jelas dan sopan.

Menangani Pengembalian (Returns)

Membuat Kebijakan Pengembalian:

Tulis kebijakan yang jelas dan tampilkan di website-mu:

  • Batas waktu — Contoh: 7 hari setelah produk diterima
  • Kondisi — Produk harus dalam kondisi asli, belum dipakai
  • Alasan yang diterima — Produk rusak, salah kirim, tidak sesuai deskripsi
  • Proses — Cara pelanggan mengajukan retur
  • Biaya — Siapa yang menanggung ongkir retur

Memproses Retur:

  1. Pelanggan mengajukan retur (via email/form)
  2. Kamu review dan setujui/tolak pengajuan
  3. Jika disetujui, pelanggan mengembalikan produk
  4. Kamu cek kondisi produk yang dikembalikan
  5. Proses refund (pengembalian dana)
  6. Kembalikan stok jika produk masih layak jual

Notifikasi Pesanan

WShop mengirimkan notifikasi otomatis untuk berbagai kejadian:

Notifikasi untuk Pelanggan:

| Kejadian | Notifikasi | |----------|------------| | Pesanan berhasil dibuat | Email konfirmasi pesanan | | Pembayaran berhasil | Email konfirmasi pembayaran | | Produk dikirim | Email dengan nomor resi dan link tracking | | Pesanan selesai | Email ucapan terima kasih |

Notifikasi untuk Kamu (Penjual):

| Kejadian | Notifikasi | |----------|------------| | Pesanan baru masuk | Email + notifikasi dashboard | | Pembayaran diterima | Email + notifikasi dashboard | | Stok menipis | Email peringatan | | Pesanan dibatalkan | Email + notifikasi dashboard |

Mengatur Notifikasi:

  1. Buka Dashboard → Pengaturan → Notifikasi
  2. Aktifkan/nonaktifkan notifikasi sesuai kebutuhan
  3. Atur alamat email penerima notifikasi

Tips Mengelola Pesanan

1. Proses Pesanan Setiap Hari

  • Cek pesanan baru minimal 2x sehari (pagi dan sore)
  • Jangan biarkan pesanan menumpuk
  • Proses pesanan yang sudah dibayar secepat mungkin

2. Foto Produk Sebelum Dikirim

  • Foto bukti packing sebelum mengirim
  • Berguna jika terjadi sengketa dengan pelanggan
  • Simpan sebagai arsip

3. Beri Catatan Internal

  • Gunakan fitur catatan internal di setiap pesanan
  • Catat informasi penting: "pelanggan minta bubble wrap extra", "kirim setelah jam 3", dll
  • Berguna jika ada karyawan lain yang membantu

4. Follow Up Pelanggan

  • Setelah produk diterima, kirim pesan terima kasih
  • Minta pelanggan untuk memberi review
  • Tawarkan kode diskon untuk pembelian berikutnya

5. Analisis Data Pesanan

  • Lihat produk paling laku
  • Identifikasi pelanggan repeat order
  • Perhatikan jam/hari paling banyak pesanan
  • Gunakan data ini untuk strategi bisnis

6. Siapkan Template Pesan

Siapkan template pesan untuk mempercepat komunikasi:

  • Konfirmasi pesanan
  • Informasi pengiriman
  • Follow up setelah terima barang
  • Respon komplain

Mengelola pesanan dengan baik menciptakan pengalaman positif bagi pelanggan. Pelanggan yang puas akan kembali lagi dan merekomendasikan tokomu ke orang lain. Selamat berjualan!