Memahami Status Transaksi

Setiap transaksi di WahanaWeb punya status yang menunjukkan di mana proses pembayaran berada. Memahami status ini membantu kamu mengelola pesanan dan pembayaran dengan lebih baik.

Daftar Status Transaksi

⏳ Pending

Artinya: Pelanggan sudah membuat pesanan tapi belum menyelesaikan pembayaran.

  • Transaksi baru dibuat, menunggu pembayaran
  • Untuk transfer bank: pelanggan sudah mendapat nomor virtual account tapi belum transfer
  • Untuk e-wallet: pelanggan sudah memilih metode tapi belum konfirmasi di aplikasi
  • Batas waktu tergantung metode pembayaran (biasanya 24 jam)

Yang perlu dilakukan:

  • Tunggu hingga pelanggan menyelesaikan pembayaran
  • Kirim pengingat ke pelanggan kalau sudah mendekati batas waktu
  • Tidak perlu mengirim barang atau mengaktifkan layanan dulu

✅ Paid

Artinya: Pembayaran sudah berhasil dan terverifikasi.

  • Dana sudah diterima oleh Midtrans
  • Pesanan siap diproses
  • Untuk langganan WahanaWeb: paket sudah aktif
  • Untuk WShop: pesanan masuk ke daftar yang perlu diproses

Yang perlu dilakukan:

  • Proses pesanan secepat mungkin
  • Kirim konfirmasi ke pelanggan
  • Untuk langganan: fitur premium sudah bisa digunakan

❌ Failed

Artinya: Pembayaran gagal diproses.

Bisa terjadi karena:

  • Saldo tidak mencukupi
  • Kartu ditolak oleh bank
  • Koneksi terputus saat proses pembayaran
  • Data kartu salah
  • Batas waktu pembayaran terlewati (sebagian metode)

Yang perlu dilakukan:

  • Minta pelanggan mencoba lagi dengan metode yang sama atau metode lain
  • Kalau menggunakan kartu, cek apakah kartu sudah aktif untuk transaksi online
  • Hubungi bank kalau pembayaran terus gagal

⌛ Expired

Artinya: Batas waktu pembayaran sudah habis.

  • Transaksi otomatis dibatalkan
  • Nomor virtual account (untuk transfer bank) sudah tidak berlaku
  • Stok produk (kalau ada) akan dikembalikan ke inventaris
  • Pelanggan perlu membuat pesanan baru

Yang perlu dilakukan:

  • Buat pesanan baru dari awal
  • Jangan mencoba membayar ke nomor virtual account yang sudah expired
  • Cek apakah stok masih tersedia (untuk produk WShop)

💰 Refunded

Artinya: Dana sudah dikembalikan ke pelanggan.

  • Bisa penuh (full refund) atau sebagian (partial refund)
  • Proses refund memerlukan waktu tergantung metode pembayaran asal
  • Status ini final — transaksi dianggap selesai

Yang perlu dilakukan:

  • Pastikan pelanggan sudah menerima dana
  • Simpan catatan alasan refund untuk pelaporan

Melihat Transaksi di Dashboard

Untuk Langganan WahanaWeb:

  1. Masuk ke Dashboard WahanaWeb → dash.wahanaweb.com
  2. Buka menu Paket & Langganan
  3. Klik tab Riwayat Pembayaran
  4. Kamu akan melihat daftar semua transaksi beserta statusnya

Untuk Transaksi WShop:

  1. Masuk ke Dashboard WShop
  2. Buka menu Pesanan
  3. Setiap pesanan menampilkan status pembayaran
  4. Klik pesanan untuk melihat detail transaksi
  5. Buka menu Laporan untuk ringkasan transaksi

Cara Kerja Verifikasi Otomatis

WahanaWeb menggunakan sistem verifikasi otomatis dari Midtrans:

  1. Pelanggan membayar → Midtrans menerima konfirmasi dari bank/penyedia
  2. Midtrans mengirim callback → Notifikasi dikirim ke server WahanaWeb
  3. Status diperbarui → Transaksi berubah dari "Pending" ke "Paid"
  4. Notifikasi dikirim → Kamu dan pelanggan menerima konfirmasi

Seluruh proses ini biasanya selesai dalam kurang dari 1 menit untuk e-wallet dan QRIS, dan 1-5 menit untuk transfer bank.

Tips: Verifikasi otomatis bekerja 24/7. Kamu tidak perlu melakukan verifikasi manual — sistem akan menangani semuanya.

Ketika Pembayaran Macet (Stuck)

Kalau pembayaran terlihat "stuck" di status Pending padahal kamu sudah membayar:

Langkah 1: Tunggu 15 menit

Kadang ada delay antara bank dan Midtrans. Tunggu sebentar dan refresh halaman.

Langkah 2: Cek bukti pembayaran

Pastikan kamu membayar ke nomor yang benar dengan nominal yang tepat (termasuk 3 digit unik kalau ada).

Langkah 3: Hubungi support WahanaWeb

Kalau sudah lebih dari 30 menit dan status belum berubah:

  1. Buka Dashboard → Bantuan
  2. Kirim bukti pembayaran (screenshot atau foto struk)
  3. Sertakan nomor transaksi
  4. Tim support akan membantu memverifikasi manual

Langkah 4: Hubungi Midtrans atau bank

Kalau masalah ada di pihak payment gateway atau bank, kamu bisa:

  • Hubungi Midtrans: support@midtrans.com
  • Hubungi customer service bank yang kamu gunakan

Riwayat Transaksi dan Laporan

Export Data Transaksi

Untuk keperluan pembukuan atau pelaporan:

  1. Buka menu Pesanan atau Riwayat Pembayaran
  2. Klik tombol Export atau Download
  3. Pilih format: CSV atau Excel
  4. Tentukan rentang tanggal
  5. Download file

Filter Transaksi

Kamu bisa memfilter transaksi berdasarkan:

  • Status — Paid, Pending, Failed, dll.
  • Tanggal — rentang waktu tertentu
  • Metode pembayaran — transfer bank, QRIS, dll.
  • Jumlah — nominal transaksi tertentu

Yang Perlu Diperhatikan

  • Jangan mengirim barang sebelum status berubah menjadi Paid
  • Simpan bukti pembayaran minimal 7 hari setelah transaksi selesai
  • Transaksi yang gagal atau expired tidak bisa "dihidupkan kembali" — buat pesanan baru
  • Untuk laporan keuangan, gunakan filter tanggal dan export data secara berkala
  • Status transaksi bersifat final — hanya admin WahanaWeb yang bisa mengubah status secara manual dalam kasus khusus