Pengembalian Dana (Refund)

Pengembalian dana (refund) adalah proses mengembalikan uang yang sudah dibayarkan. Di WahanaWeb, ada dua skenario refund: untuk langganan WahanaWeb dan untuk transaksi pelanggan di WShop.

Kapan Refund Berlaku?

Untuk Langganan WahanaWeb

Refund bisa diajukan dalam kondisi berikut:

  • Gangguan layanan yang signifikan dan berkepanjangan (>24 jam)
  • Fitur tidak berfungsi seperti yang dijanjikan dan tidak bisa diperbaiki
  • Pembayaran double — kamu terbayar dua kali untuk periode yang sama
  • Kesalahan sistem yang menyebabkan tagihan tidak sesuai

Refund tidak berlaku untuk:

  • Perubahan pikiran setelah menggunakan layanan lebih dari 7 hari
  • Ketidakpuasan terhadap fitur yang sudah dijelaskan sebelum pembelian
  • Kasus force majeure (bencana alam, dll.)

Untuk Transaksi WShop (Toko Online-mu)

Sebagai pemilik toko, kamu bisa memproses refund untuk pelangganmu ketika:

  • Produk rusak atau cacat saat diterima
  • Produk tidak sesuai dengan deskripsi
  • Pesanan tidak dikirim dalam waktu yang dijanjikan
  • Pelanggan membatalkan pesanan sebelum dikirim
  • Kesalahan pengiriman (produk salah)

Cara Mengajukan Refund Langganan WahanaWeb

Langkah 1: Buka halaman support

  1. Masuk ke Dashboard WahanaWeb → dash.wahanaweb.com
  2. Buka menu Bantuan atau Support
  3. Klik Ajukan Tiket Baru

Langkah 2: Isi formulir refund

  • Pilih kategori: Pembayaran & Refund
  • Sertakan nomor transaksi (bisa ditemukan di Riwayat Pembayaran)
  • Jelaskan alasan refund secara detail
  • Lampirkan bukti pendukung (screenshot, foto, dll.)

Langkah 3: Tunggu review

  • Tim support akan meninjau pengajuan dalam 1-2 hari kerja
  • Kamu akan menerima email konfirmasi status pengajuan
  • Kalau disetujui, proses refund akan dimulai

Langkah 4: Terima dana

  • Dana akan dikembalikan ke metode pembayaran asal
  • Waktu penerimaan tergantung metode (lihat tabel di bawah)
Tips: Selalu sertakan nomor transaksi dan penjelasan yang jelas supaya proses refund lebih cepat.

Cara Memproses Refund untuk Pelanggan WShop

Sebagai pemilik toko, kamu bertanggung jawab memproses refund untuk pelanggan:

Melalui Dashboard WShop:

  1. Buka Dashboard WShop → menu Pesanan
  2. Cari pesanan yang ingin direfund
  3. Klik pesanan untuk membuka detail
  4. Klik tombol Proses Refund
  5. Pilih jenis refund:

- Full Refund — seluruh jumlah dikembalikan - Partial Refund — sebagian jumlah dikembalikan

  1. Masukkan jumlah refund (untuk partial refund)
  2. Tulis alasan refund
  3. Klik Konfirmasi Refund

Melalui Dashboard Midtrans:

Untuk kontrol lebih detail:

  1. Login ke dashboard Midtrans
  2. Buka menu Transactions
  3. Cari transaksi yang ingin direfund
  4. Klik Refund dan ikuti instruksi

Waktu Proses Refund

Waktu refund tergantung metode pembayaran asal:

| Metode Pembayaran Asal | Waktu Proses Refund | |------------------------|---------------------| | Transfer Bank | 1-3 hari kerja | | QRIS | 1-3 hari kerja | | GoPay | 1-2 hari kerja | | OVO | 1-2 hari kerja | | DANA | 1-2 hari kerja | | ShopeePay | 1-2 hari kerja | | Kartu Kredit | 5-14 hari kerja | | Kartu Debit | 5-14 hari kerja | | Minimarket | 3-7 hari kerja |

Yang Perlu Diperhatikan: Refund kartu kredit memerlukan waktu paling lama karena proses bank penerbit kartu. Ini di luar kendali WahanaWeb.

Refund Sebagian (Partial Refund)

Kadang kamu hanya perlu mengembalikan sebagian dana. Contoh kasus:

  • Pelanggan mengembalikan sebagian item dari pesanan
  • Ada kesalahan harga untuk satu item dari beberapa item
  • Produk cacat sebagian, sisanya diterima dengan baik
  • Kompensasi atas keterlambatan pengiriman

Cara melakukan partial refund:

  1. Ikuti langkah yang sama seperti full refund
  2. Pilih Partial Refund
  3. Masukkan jumlah yang ingin dikembalikan
  4. Jumlah partial refund tidak boleh melebihi total transaksi asal
  5. Kamu bisa melakukan beberapa partial refund selama totalnya tidak melebihi jumlah asal

Kebijakan Refund WahanaWeb

Untuk Langganan:

  • Pengajuan refund harus dilakukan dalam 30 hari setelah pembayaran
  • Refund hanya untuk alasan yang disebutkan di atas
  • Refund akan diproses ke metode pembayaran asal
  • WahanaWeb berhak menolak pengajuan yang tidak memenuhi syarat

Untuk WShop:

  • Kamu bebas menentukan kebijakan refund tokomu sendiri
  • Cantumkan kebijakan refund di halaman website tokomu
  • Bersikap transparan dan adil kepada pelanggan
  • Simpan catatan semua refund untuk pembukuan

Tips

  • Buat kebijakan refund yang jelas untuk tokomu dan cantumkan di website
  • Proses refund secepat mungkin untuk menjaga kepercayaan pelanggan
  • Komunikasikan estimasi waktu refund ke pelanggan
  • Simpan semua catatan refund untuk keperluan pembukuan dan pajak
  • Untuk menghindari refund, pastikan deskripsi produk akurat dan foto sesuai asli

Yang Perlu Diperhatikan

  • Refund yang sudah diproses tidak bisa dibatalkan
  • Biaya transaksi Midtrans untuk refund ditanggung oleh WahanaWeb (untuk langganan) atau penjual (untuk WShop)
  • Refund ke kartu kredit mungkin terlihat sebagai "kredit" di tagihan kartu, bukan transfer masuk
  • Kalau kamu melihat status "Refunded" tapi dana belum masuk, tunggu sesuai estimasi waktu di tabel, lalu hubungi support
  • Untuk kasus sengketa (dispute), Midtrans akan meninjau dan memutuskan — pastikan kamu punya bukti yang kuat